Demandes d’agrément : les bonnes pratiques et pièges à éviter pour gagner en productivité

Chaque année près de 100 millions d’euros seraient perdus par les entreprises lors du traitement administratif de demandes d’agrément liées à des marchés privés(*). Une situation causée par l’absence d’une trame unifiée des formulaires de demande au sein des entreprises.  Quels éléments clés doivent comprendre ces demandes ? Quelles bonnes pratiques adopter pour gagner du temps et donc de l’argent ?

Bien comprendre les obligation légales liés l’agrément des sous-traitants

L'agrément des sous-traitants est une obligation légale encadrée par l'article 14 de la loi du 31 décembre 1975. Cette loi stipule qu'un maître d'ouvrage doit être informé des conditions de paiement de tout sous-traitant intervenant sur son chantier. L'entrepreneur principal doit également fournir une garantie de paiement au sous-traitant accepté, qui peut prendre deux formes : (1) une caution personnelle et solidaire obtenue par l'entrepreneur auprès d'une banque ou d'un établissement financier habilité ; (2) une délégation de paiement au maître d'ouvrage.

Bon à savoir : les informations obligatoires pour une demande d’agrément

• L'entreprise doit être clairement identifiée. La demande d'agrément doit donc inclure les différents justificatifs légaux nécessaires, tels qu'un extrait K-Bis datant de moins de trois mois, une attestation sociale de vigilance délivrée par l'URSSAF certifiant que l'entreprise est à jour dans le paiement de ses cotisations sociales, et une liste des salariés étrangers soumis à autorisation de travail.

• Les conditions de paiement du sous-traitant doivent également être détaillées : montant, échéancier, paiements intermédiaires, cautions diverses. Il est également nécessaire de préciser si le sous-traitant sera payé par la maîtrise d’ouvrage ou par l’entreprise titulaire. Dans ce dernier cas, la mise en place d’une caution auprès d’une banque est obligatoire.

Les pièges et erreurs les plus fréquents rencontrés en entreprise

Malheureusement de nombreuses entreprises effectuent les mêmes erreurs. Bien les connaître c’est s’assurer de bonnes pratiques pour une bonne gestion administrative de ses contrats.

• Toujours envoyer un dossier complet. Si des pièces ou des informations obligatoires manquent, la demande sera systématiquement refusée. Malheureusement, l'envoi de dossiers incomplets est courant.

• Anticiper les demandes d'agrément. Ne pas les effectuer en urgence ou dès qu'un sous-traitant intervient sur un chantier. Un sous-traitant non déclaré sur un chantier implique un risque juridique et une amende de 7500€ par sous-traitant.

• Prévoir un délai de signature d'une demande d'agrément pouvant varier entre 4 et 1 semaine si l'entreprise dispose d'un système de signature électronique. Pour gagner du temps, vous pouvez passer à la signature électronique.

• Il est conseillé de disposer d'un archivage centralisé des demandes. Les risques liés à un archivage papier des demandes d'agrément sont la perte potentielle de documents et la dissémination de l'information dans différents pôles administratifs de l'entreprise. Une centralisation de la donnée via le recours à une solution digitale reste la meilleure solution pour répondre à cet enjeu organisationnel.

Pourquoi faut-il uniformiser les demandes d’agréments ?

Si l'agrément des sous-traitants est normalisé dans les marchés publics grâce au formulaire dédié DC4, ce n'est pas nécessairement le cas pour les marchés privés. Bien que la forme des demandes d’agréments varie entre les marchés publics et privés, les informations requises restent les mêmes. Il est donc courant de rencontrer des modèles de demande d'agrément totalement différents les uns des autres, voire d'avoir plusieurs modèles existants au sein d'une même entreprise. Cette diversité est à l'origine de nombreuses erreurs et oublis qui peuvent porter préjudice et engager la responsabilité légale de la maîtrise d'ouvrage.

(*)  Chaque année 70 000 chantiers sont engagés en France, les ¾ sont privés et un chantier regroupe en moyenne 10 sous-traitants. Une entreprise perd en moyenne 4 heures à gérer une demande d’agrément si celle-ci n’est pas normalisée et si elle est traitée non électroniquement. Ce qui génère une perte de 2 millions d’heure annuellement pour l’ensemble du marché.