Enjeux
Eiffage Construction Habitat fait face à un enjeu de complexité. Chaque projet immobilier implique la création de nombreux dossiers de consultation contenant les offres reçues par les sous-traitants ainsi que des documents administratifs connexes. En moyenne, près de 20 entreprises sont sélectionnées par opération. Plus d’une centaine de documents doivent alors être validés et signés par 6 à 8 collaborateurs en interne. Eiffage avait recours à des dossiers papier qui voyageaient au sein de ses bureaux. Un traitement long et complexe. Le temps moyen de signature d’un dossier était de 2 mois. La situation était identique pour les contrats de sous-traitance et les demandes d’agrément.
Eiffage a souhaité changer la donne et faire que l’information ne soit plus éclatée au sein de ses différents services. Les échanges administratifs entre collaborateurs devaient être optimisés et la visibilité sur les impératifs contractuels devait également être améliorée.
Solution mise en oeuvre
L’entreprise décide d’engager la digitalisation de ces processus contractuels et sélectionne Batis. La plateforme est simple d’utilisation et capable de s’adapter aux besoins d’Eiffage. Batis développe en quelques semaines des fonctionnalités dédiées aux processus métier de la société. Le premier chantier est intégré en moins de 10 jours.
La formation des équipes est effectuée en présentiel et en distanciel. Les assistantes administratives jouent un rôle central et sont administrateurs de la solution. Les fonctions connexes, conducteurs de travaux et directeurs de travaux, sont également des utilisateurs clés de la plateforme. Eiffage décide également d’ouvrir Batis à l’ensemble de ses services administratifs. Les achats et le service études de prix utilisent ainsi les données contenues dans Batis pour récupérer en temps réel les informations qui permettront de chiffrer au plus juste les opérations réalisées dans les prochains mois.
Les contrats sont signés via le service de signature électronique de Docapost. Ce dernier est intégré en natif dans Batis et permet un archivage légal à valeur probatoire pour une période de 10 ans. Pour offrir une sécurité optimale, les données contractuelles d’Eiffage sont hébergées en France au sein de deux clouds redondants.
Un bénéfice opérationnel
Les collaborateurs d’Eiffage disposent d’une plateforme unique qui centralise l’ensemble des opérations administratives en cours. La visibilité sur le workflow des processus est optimale ce qui permet une meilleure coordination entre services.
Un gain de temps et de productivité
Les dossiers de consultation sont traités dans un délai moyen d’une semaine, soit plus de 8 fois plus rapidement qu’auparavant. Les responsables administratifs voient leur productivité augmentée de 150%.
Une plus grande sérénité dans la gestion des contrats
Aucun document n’est égaré ou négligé. Les dossiers de consultation sont tenus de manière optimale et l’ensemble des informations contractuelles sont accessibles en toute simplicité. Les risques juridiques sont maîtrisés du fait de la rapidité de signature des contrats.
Une meilleure collaboration avec les sous-traitants
Les partenaires d’Eiffage peuvent compléter leur dossier administratif en transmettant des pièces justificatives au format électronique. La signature des agréments s'effectue à distance de manière sécurisée via la plateforme. Batis intègre un annuaire des entreprises sous-traitantes actualisé via Attestation Légale et Infolegale permettant une gestion des agréments simplifiée.