Fondée en 2016, Fabrik Construction Globale est un contractant général qui conçoit et réalise des bâtiments dédiés à l’immobilier d’entreprises. La société regroupe 20 collaborateurs à Nantes et 2 filiales en Bretagne et dans le Nord. Chaque année, Fabrik CG opère plus de 40 projets et dispose d’un portefeuille de près de 300 partenaires actifs.
Enjeux
Une lourdeur dans la gestion des contrats au format papier
Chaque chantier opéré par Fabrik CG implique de réunir un nombre conséquent de partenaires. Une situation qui crée de facto une charge administrative importante. La société, qui gère son administratif au format papier, produit plus de 500 kilos de dossiers par an. Les contrats de sous-traitance sont imprimés en 2 exemplaires. Leur signature est effectuée via des réunions ou avec des envois postaux. Chaque contrat reçu doit être vérifié page par page pour valider les paraphes.
Solution mise en oeuvre
Un premier pas vers le digital avec la signature électronique
Fabrik CG est consciente que la valeur ajoutée de ses conducteurs de travaux n’est pas dans le suivi administratif des chantiers, même si cette étape est essentielle pour son bon fonctionnement. La société est également en croissance permanente depuis sa création, ce qui fait que le volume administratif est de plus en plus important. Fabrik CG décide de passer à la signature électronique et teste plusieurs solutions existantes. L’entreprise n’est pas convaincue. Elle ne peut archiver et classer en ligne les documents signés. De plus, les coûts associés à un nombre conséquent de signatures sont trop importants.
Un déploiement réalisé en une semaine
La société se tourne vers Batis et décide de réaliser un essai. Rapidement, Fabrik CG est séduite par la plateforme. Son déploiement est effectué en moins d’une semaine et sa simplicité d’utilisation est unique. Son intégration par les équipes s’effectue très facilement. Fabrik CG déploie Batis sur un premier chantier et décide que toutes les nouvelles opérations seront désormais implémentées sur Batis.
Une lenteur dans la gestion administrative
La société crée un système de fiches navettes pour assurer le bon déroulement des étapes administratives et le transfert des dossiers entre les collaborateurs. Les allers retours sont fréquents et les erreurs administratives existent. Une assistante administrative dédie une partie importante de son temps à le recherche des données légales nécessaires à la constitution des contrats, KBIS, attestation URSSAF, etc.. Pour clôturer administrativement un contrat il faut compter 3 à 4 semaines.
Une comptabilité complexe
La rédaction des bons de paiement correspondant aux relevés de situation est également problématique. La personne chargée du chantier est obligée de vérifier si les cautions ont été bien envoyées, quand elles doivent être libérées, si le paiement demandé correspond au montant défini dans le contrat. L’outil Excel de Fabrik CG peut générer des erreurs qu’il faut éviter. Chaque mois c’est plus de 300 factures qui doivent être vérifiées, ce qui implique 2 jours plein de travail.
Bénéfice
Une vision centralisée de l’ensemble des données administratives de l’entreprise
En un coup d'œil Fabrik CG peut voir quels sont les contrats signés, ceux qui doivent l’être et les différentes pièces administratives manquantes. La signature des contrats est réalisée directement depuis Batis. De plus, grâce au service d’API OFA Connect souscrit par Fabrik CG, les données administratives des sous-traitants présents sur la plateforme Attestation Légale sont automatiquement mises à jour dans BATIS.
Des opérations plus simples pour un gain de temps avéré
En cochant deux cases, le responsable du chantier est en mesure d’avoir une vision globale des enjeux comptables en cours. Il n’est plus nécessaire de vérifier les données. Tout est automatique, ce qui permet en un seul coup d'œil de valider des données. Désormais la signature d’un contrat est effectuée en une semaine. La charge administrative est également optimisée. Le volume d’affaires de la société a été multiplié par 4 en 7 ans. Grâce à Batis l’unique responsable administrative de Fabrik CG gère l’ensemble des dossiers en cours.
Aujourd’hui Batis c’est 12 utilisateurs et 40 opérations par an
Les 500 kilos de contrat au format papier ont été éliminés. Les chantiers sont contractuellement à 0 papier. Toutes ces données sont archivées sur le cloud de Batis. Dans les prochains mois Batis développera une fonctionnalité permettant à Fabrik CG de rapatrier les données numériques dans les archives locales pour permettre une plus grande accessibilité des archives contractuelles numériques.